Malignitással diagnosztizált 18 éven aluli gyermekektől gyűjtött tumorszövetmintákat őrzünk folyékony nitrogén gőzfázisában, valamint periferiális vérmintákat, az ezekből izolált DNS mintákat és liquormintákat őrzünk -86 Celsius fokon. A mintákhoz kapcsolódó széleskörű klinikai adatokat az Országos Gyermektumor Regiszterből emeljük át pszeudonimizációs kód szerint és ezeket a mintavételi, szállítási és tárolási adatokkal együtt egy biztonságos, felhő-alapú Biobanki Információs Rendszerben tároljuk.

A minta-és adathozzáférésre jól definiált kérelmi eljárást dolgoztunk ki, amely több lépcsőből áll. Az első lépés során a kérelmezőknek ki kell tölteniük egy jelentkezési lapot, amelyben röviden elmagyarázzák a kutatás célját és a kikérni kívánt minták számát és típusát, valamint a hozzájuk kapcsolt adatok kategóriáit. Ennek benyújtását követően a Biobank utánanéz, hogy rendelkezésre áll-e a kiadható kutatási anyag és erre 7 munkanapon belül válaszol. Pozitív választ követően a kérelmező belép a hivatalos engedélyezési eljárásba.

Az igénylő a mintákhoz/adatokhoz való hozzáférés iránti kérelmet nyújt be elektronikus formában, magyar vagy angol nyelven. A kérelemnek tartalmaznia kell az ETT-TUKEB (vagy külföldi kérelmező esetén a helyi Független Etikai Bizottság) által jóváhagyott kutatási tervet, részletesen el kell magyaráznia a felhasználni kívánt minták/adatok jellemzőit, be kell mutatnia a kutatás újszerűségét, megvalósíthatóságát, társadalmi hasznát és várható eredményeit, valamint a kérelmező minőségbiztosításra való törekvéseit. Ezt követően a A Biobank Szakértői Bizottsága a benyújtástól számított 30 munkanap alatt elbírálja a kérelmeket. 

Szakértői Bizottságunk 6 választott főből áll, a Biobank vezetője mellett gyermek hematológus-onkológus szakorvosokból, klinikai diagnosztikai szakorvosból, laboratóriumi diagnosztikai szakemberből, valamint civil bizottsági tagokból áll. Bizonyos esetekben, illetve külföldről érkező kérelmek esetében nemzetközi etikai, vagy egyéb szakmai tanácsadókat is bevonunk a bírálati folyamatba.

A pozitív bírálati döntés visszaigazolásától számítva 6 hónapon belül ténylegesen is ki kell kérni a mintákat/adatokat a Biobankból. Erre az időtartamra a Biobank lefoglalja az igényelt mintákat/adatokat a kérelmező számára. 

A Minta, illetve Adatmegosztási Egyezmény aláírását követően a Biobank saját hatáskörben kitárolja a mintákat, amelyeknek elszállításáért és minőségük megőrzéséért és további biztonságos tárolásukért a kérelmező felel. Az adatok biztonságos továbbításáért a Biobank, biztonságos fogadásukért a kérelmező felel. 

Ebben az esetben a Biobank felszabadítja a lefoglalt mintákat/adatokat más kérelmezők számára, a korábbi pályázónak pedig új kérelmet kell benyújtania.

Ebben az esetben természetesen lehetősége van a kérelmezőnek fellebbezésre, amelyet a Szakértői Bizottság egyes tagjaival történő személyes megbeszélés előz meg.

A megmaradó, vagy fel nem dolgozott minták további sorsáról a Biobank és a kérelmezők közösen döntenek és ezeket a Mintamegosztási Egyezményben előre lefektetik. Amennyiben a kérelmező visszaküldi ezeket a mintákat a Biobanknak, be kell mutatnia a azokat a minőségbiztosítási lépéseket, amelyeket a szállítás, tárolás és feldolgozás során tett. 

A Biobanknak szeretné nyomon-követni a kutatások során történő előrelépéseket, illetve joga van rövid, írásbeli tájékoztatást kérni róluk a Minta, illetve Adatmegosztási Egyezményekben megfogalmazottak szerint. A Biobank fontos feladatának tekinti a szakemberek, résztvevők és a publikum tájékoztatását az általa támogatott és segítségével megvalósult kutatásokról, többek között ezen a portálon keresztül.

Mind a biobanki mintákat-és adatokat adományozó donorok felé, mind a Biobank felé elvárt a köszönetnyilvánítás a biobanki kutatás anyag vizsgálataiból származó közleményekben, prezentációkban, értekezésekben, kivonatokban, illetve egyéb nyilvános publikációkban. 

Minden olyan kutatási eredmény, amely jelentős egészségügyi következményekkel járhat a résztvevő és/vagy rokonai számára, szekunder felfedezésnek tekintendő, amely az érintettekkel történő közlése kívül esik a Biobank hatáskörén, tekintve, hogy a Biobankban tárolt minták-és adatok személyekhez nem köthetőek. A Biobank a szekunder felfedezést tett kutatócsoportot összekapcsolja a kérdéses mintát, vagy adatot szolgáltató hemato-onkológiai osztály vezetőjével.